Slik velger du riktig fakturaprogram for din lille bedrift

Å drive en liten bedrift eller et enkeltpersonforetak innebærer mye mer enn selve faget du er god i. Administrasjon, oppfølging og fakturering tar tid – og mangler du et system som fungerer, kan det bli kostbart. Et godt fakturaprogram er ikke bare en praktisk løsning, det er et verktøy som direkte påvirker likviditeten din og hvor mye tid du har til overs for kjernevirksomheten.

Denne artikkelen hjelper deg å forstå hva du bør se etter, og gir deg et grunnlag for å velge løsningen som passer best for akkurat din situasjon.

Hvorfor manuell fakturering er risikabelt

Mange som starter for seg selv, begynner med Word-maler eller enkle regneark. Det fungerer en stund, men etter hvert dukker problemene opp: fakturaer som mangler påkrevde opplysninger, purringer som glemmes, og manglende oversikt over hva som er betalt og hva som er utestående.

Norsk regelverk stiller konkrete krav til hva en faktura skal inneholde – blant annet fakturanummer, organisasjonsnummer, betalingsfrist og merverdiavgift der det er aktuelt. Feil på fakturaen kan i verste fall bety at kunden ikke er forpliktet til å betale, eller at du får problemer med bokføringen. Sjekk alltid gjeldende regler i Bokføringsloven og Merverdiavgiftsloven for oppdaterte krav.

Et dedikert fakturaprogram sørger automatisk for at de obligatoriske feltene er på plass, og reduserer risikoen for feil betraktelig.

Hva som kjennetegner et godt fakturaprogram for ENK og småbedrifter

Ikke alle fakturaprogrammer er laget med den minste bedriften i tankene. Her er de viktigste egenskapene å se etter:

Brukervennlighet

Du skal ikke trenge regnskapsbakgrunn for å sende en faktura. Se etter programmer med et ryddig grensesnitt der du raskt finner frem, og der oppretting av en ny faktura tar under ett minutt når du har lagt inn kundeinformasjon. En kort læringskurve betyr at du faktisk bruker verktøyet – og bruker det riktig.

Støtte for EHF og PDF

EHF er obligatorisk ved fakturering til offentlig sektor, og blir stadig vanligere også i privat næringsliv. Skal du fakturere kommuner, statlige etater eller større selskaper, er EHF-støtte i praksis et krav.

Bunke støtter ikke EHF ennå, men PDF-fakturaer kan brukes der mottakeren godtar det.

Purring og betalingsoppfølging

Å sende purring manuelt er noe av det mest tidkrevende med faktureringen. Et program som automatisk varsler deg om forfalte fakturaer – og gjerne kan sende purring på vegne av deg – sparer deg for mye jobb og sikrer bedre kontantflyt.

Integrasjoner med bank og regnskap

Mange småbedriftseiere bruker også et regnskapsprogram eller samarbeider med en regnskapsfører. Da er det praktisk om fakturaprogrammet kan dele data uten at du må taste inn det samme to ganger. Bankintegrasjon gjør det enklere å matche innbetalinger mot utestående fakturaer.

Pris som samsvarer med behovet

For mange ENK-er er det ikke nødvendig med et fullskala faktureringssystem til tusenvis av kroner i måneden. Vurder hva du faktisk trenger, og finn en løsning der prisen står i forhold til nytten.

Sammenligning av vanlige fakturaprogrammer

Her er en oversikt over noen typiske egenskaper du kan møte på markedet:

Sammenligning av vanlige fakturaprogrammer

Her er en oversikt over noen typiske egenskaper du kan møte på markedet:

Egenskap	Enkle gratisløsninger	Bunke	Mellomklasseløsninger	Avanserte systemer
EHF-støtte	Sjelden	Ikke ennå	Ofte	Ja
Purring og oppfølging	Manuell	Innebygd	Delvis automatisert	Automatisert
Bankintegrasjon	Nei	Nei	Ofte	Ja
Regnskapsintegrasjon	Nei	Nei / begrenset	Varierer	Ja
Pris per måned	Gratis / svært lav	Gratis / Pro ca. 99 kr	0–300 kr	300 kr+
Passer for ENK	Begrenset	Ja, spesielt godt	Ja	Overkill for mange
Norsk support	Varierer	Ja	Ofte	Ja

For mange enkeltpersonforetak og små bedrifter er Bunke et godt alternativ fordi det kombinerer enkelheten fra gratisløsninger med funksjoner som vanligvis ligger nærmere mellomklasseprogrammer. Du får faktura, kjøp, oversikt, MVA og oppfølging uten å måtte ta i bruk et stort regnskapssystem.

Har du derimot et større firma med ansatte, lønn, lager, avansert rapportering, bankintegrasjon, flere avdelinger eller tett samarbeid med regnskapsfører, bør du vurdere et mer komplett regnskapssystem. Løsninger som Tripletex, Visma, PowerOffice, Fiken eller Finago (tidligere 24SevenOffice) kan være bedre valg når behovet går utover enkel fakturering, kjøpsregistrering og oversikt.

Slik vurderer du dine egne behov

Før du bestemmer deg, er det lurt å tenke gjennom et par konkrete spørsmål:

Hvor mange fakturaer sender du i måneden? Sender du under ti fakturaer i måneden, trenger du trolig ikke et system med avansert volumhåndtering. Sender du derimot mange fakturaer til offentlige kunder, er EHF-støtte viktig.

Har du behov for tilpasning? Noen bedrifter ønsker fakturaer med eget design og logo. De fleste moderne løsninger støtter dette, men sjekk at det er enkelt å gjøre.

Jobber du alene eller har du ansatte? Mange fakturaprogrammer for ENK-er er optimalisert for enkeltbrukere. Har du ansatte som også skal ha tilgang, må du sjekke at løsningen støtter flerbrukertilgang.

Vil du ha alt i ett? Noen fakturaprogrammer er rene faktureringsverktøy, mens andre er koblet til fullstendige regnskapsløsninger. Bunke er for eksempel designet for å være et enkelt og oversiktlig fakturasystem for deg som ikke trenger alt det store – men likevel vil ha et verktøy som faktisk fungerer i praksis.

Komme i gang uten store hindringer

En vanlig grunn til at mange utsetter å ta i bruk et fakturasystem, er frykten for at det tar lang tid å sette opp. I virkeligheten er de fleste moderne løsninger laget for å komme raskt i gang. Du legger inn bedriftsinformasjon, legger til kundene dine etter hvert, og kan som regel sende din første faktura innen de første minuttene.

De fleste leverandører tilbyr også en gratis prøveperiode eller en gratisversjon, slik at du kan teste funksjonaliteten opp mot dine behov før du betaler for noe. Det er lurt å bruke den muligheten, og gjerne teste to eller tre løsninger opp mot hverandre.

Husk også at overgangen fra ett system til et annet ofte er enklere enn du tror – kundeinformasjon kan eksporteres, og historikk trenger du oftest bare for bokføringens skyld, ikke i det løpende fakturasystemet.

Norsk regelverk og sikkerhet

Et siste, men viktig punkt: fakturasystemet du velger, bør lagre data på en måte som er i tråd med GDPR og norske krav til bokføring. Sjekk at leverandøren er tydelig på hvor data lagres, og at de har klare rutiner for personvern. En leverandør med norsk support og norsk driftsbase kan gjøre det enklere å få hjelp når noe er uklart.

Bunke.no er bygget for norske brukere og er utviklet med norsk regelverk som utgangspunkt, noe som kan gjøre hverdagen enklere for deg som driver i Norge.

Å velge riktig fakturaprogram handler til syvende og sist om å finne en løsning du faktisk bruker – og som gjør hverdagen litt enklere.